Nosotros siempre recurrimos a la Plantilla de las 5W+2H. Que no es más que la aplicación de la famosa “Teoría de los por qués (whys)”.
Realmente es una metodología muy sencilla y bastante obvia, pero nos encontramos que en la mayoría de las ocasiones estas preguntas no han sido previamente planteadas o pensadas.
En esa primera reunión o llamada telefónica del cliente. Se trata de responder a 7 preguntas: what, why, who, when, where, how y how much? (qué, por qué, quién, cuándo, dónde, cómo y cuánto).
What? – Qué quieres hacer, conseguir o comunicar con tu evento.
Why? – Por qué es importante y que vas a lograr con este evento. La razón por la cual se quiere hacer el evento.
Who? – Quiénes son las partes implicadas en el evento. Dependiendo del tipo de evento quiénes participarán o estarán invitados, quién lo desarrollará …Desde nuestro cliente, pasado por autoridades, prensa, personas anónimas, invitados vips…
When? – Cuándo debemos realizar el evento. Es necesario tener en cuenta factores como el clima, la época del año en función del lugar deseado, posibles eventos coincidentes en la ciudad, ciclo de ventas o ciclos productivos de los asistentes, etc.
Where? – Dónde se realizará el evento. La elección del lugar es clave para asegurar el éxito del mismo, que acudan los invitados, la accesibilidad… También el lugar debe estar en consonancia con objetivo, el ambiente y de las dimensiones que busquemos para nuestro evento.
How? – Cómo, de qué forma y qué actividades o procedimientos vamos a realizar para conseguir el objetivo.
Por último y fundamental, How much? – Cuánto va a costar el evento. Por lo general se desarrolla después del cómo, y determinará en gran medida cada una de las etapas, actividades y el resto de respuestas del plan de organización.
Pero no debemos valorar solo el coste monetario. También es muy importante tener en cuenta y poner en valor otros factores como coste de tiempo y de esfuerzo.
Y por qué no decirlo, también el coste de sudor y lágrimas. Y es precisamente la cuantificación de estos valores algo intangibles, son los que se deben plantear (y no se plantean). Son fundamentales y nos evidencian la necesidad de contar con buenos profesionales en organización de nuestros eventos.
¿Conocías esta metodología? Se usa también mucho para planes de comunicación y estrategias de marketing.
Para nosotros es clave, por su sencillez y efectividad. Y nos ayuda a organizar, planificar y visualizar el evento. Y precisamente por su sencillez y eficacia creo es aplicable prácticamente a la mayoría de puestos y procesos de trabajo, incluso para organizar una escapada de fin de semana, unas vacaciones o muchos momentos de la vida cotidiana.
Tu evento perfecto empieza con la metodología 5W+2H. ¡Contáctanos y lo haremos realidad!» 📞 976 24 19 40 – 876 77 64 00
